알아두면 좋을 비즈니스 매너, 전화 예절

 

 

회사 생활을 하다 보면 전화를 통해 업무 내용을 주고받는 경우가 생기실 텐데요. 전화는 회사 생활에서 기본적인 업무인 만큼 예의에 어긋나지 않게 받는 것이 중요합니다. 이번에는 비즈니스 매너 중 전화 예절에 대해 알아보겠습니다.

 

 

 

 

전화는 너무 늦지도 빠르지도 않게 받자. (3번 울릴 때 쯤)

 

 

전화는 최대한 빨리 받는 것이 중요하지만, 너무 빨리 받게 되면 전화 건 사람의 입장에서 당황할 수도 있기 때문에 보통은 전화기가 3번 울릴 때 쯤받는 것이 좋다고 합니다. 3번 울리는 동안 좋은 호흡을 유지해서 밝은 목소리로 전화를 받을 수 있는 환경을 만들면 좋습니다. 

 

 

 

 

전화를 받았다면 자신의 소속 이름을 정확히 밝히자.

 

 

비즈니스 전화 예절은 전화를 받는 즉시 "안녕하세요. OOO의 OOO입니다."라고 자신의 소속과 이름을 정확히 밝히며 시작하는 것이 예의입니다. 만약 부재중이라서 전화를 당겨 받아야 하는 상황이 오게 된다면 자신의 소속과 이름을 정확히 밝히면서 부재중이라는 상황을 잘 전달하는 것이 중요합니다. 그리고 부재중 상황을 잘 전달했다면, 전화 건 담당자나 사람의 소속과 이름, 용무 내용 등을 메모해 두시는 것이 좋습니다. 추후 부재중인 담당자에게 이 메모를 전달해 준다면 업무가 훨씬 수월하게 진행이 될  있을 것입니다. 

 

 

 

 

전화를 받으면서 메모를 하는 습관을 갖자.

 

 

전화를 하면서 상대방의 말을 잘 듣고 기억하며 정리해야 하는데, 전화를 하면서 이것들을 동시에 다 하기란 쉽지 않습니다. 특히 전화가 익숙하지 않은 신입 사원이라면 더욱 힘들겠죠. 그렇기 때문에 전화를 하면서 중요한 내용이 있다면 간단한 키워드라도 메모를 하는 것이 좋습니다. 전화로 소통한 경우에는 기록이 남는 것이 아니기 때문에 추후에 애매한 사항이 생기게 된다면 메모한 내용을 보면 도움이 됩니다. 메모의 습관은 업무 할 때의 실수를 줄일 수 있는 길이기도 합니다.

 

 

 

 

전화를 끊을 때의 예절

 

 

전화를 끊을 때는 더 궁금한 사항이 없는지, 약속이나 일정을 잡았다면 일정을 한번 더 확인해서 한번 더 내용을 정리하면 좋습니다. 전화는 보통 전화를 건 사람이 끊는 것이 매너이기 때문에 수신하는 입장이라면 바로 끊는 것이 아니라 수화기를 놓기 전에 상대방이 끊었는지 확인을 하는 것이 좋으며, 상대방도 전화를 안 끊고 있다면 이 때는 조심스럽게 수화기를 내려놓으면 됩니다. 너무 갑작스럽게 끊거나 상대방 보다 먼저 끊는다면 상대방 입장에서는 기분이 좀 언짢을 수도 있는 포인트가 되기 때문에 상대방보다 전화를 먼저 끊는 일은 되도록 삼가도록 합시다.

 

 

 

 

회사 생활은 커뮤니케이션이 중요한 만큼 전화를 통해 소통을 해야 할 일이 정말 많을 것입니다. 전화를 매너 있게 받는 것은 기본이기 때문에 전화 매너를 지키지 않는 것은 상대방으로 하여금 기본도 안 되는 사람이라는 인식을 줄 수 있을 것입니다. 때문에 전화 예절을 잘 숙지하여 좋은 비즈니스 습관을 만들어 가셨으면 좋겠습니다.